外贸英语邮件写作规范有哪些
外贸英语邮件写作规范有哪些
外贸企业的日常工作的最大特点就是全球化，与客户、代理商、总部的联系因为国家/地区的跨越范围之大，为节省沟通成本，电子邮件也就成为应用最广泛的沟通工具了。要想写一份优秀的外贸友邮件就得先了解外贸邮件的写作规范，和小编一起来学习一下吧。
一、Courtesy 礼貌
语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：
We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.
You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May
二、Consideration 体谅
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：
“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure this month.”
三、Completeness 完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity 清楚
意思表达明确，要注意：
(一)避免用词错误：
例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.
此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：
1、We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.
2、We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
3、We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.
(二)注意词语所放的位置：
例如：
1、We shall be able to supply 10 cases of the item only.
2、We shall be able to supply 10 cases only of the item.
前者则有两种商品以上的'含义。
(三)注意句子的结构：
例如：
1、We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air.
2、We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20.
五、Conciseness 简洁
(一)避免废话连篇：
例如：
1、We wish to acknowledge receipt of your letter…可改为：We appreciate your letter…
2、Enclosed herewith please find two copies of…可改为: We enclose two copies of…
(二)避免不必要的重复：
(三)短句、单词的运用：
enclosed herewith—–>enclosed
at this time—–>now
due to the fact that—–>because
a draft in the amount of $1000—–>a draft for $1000
六、Concreteness 具体
七、Correctness 正确
外贸邮件范文:咨询Consultation
Dear Mr. / Ms,
We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably. At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been upwards.
It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware. If so, we would like to know what we can do to help. We, therefore, look forward to receiving from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help in restoring our sales to their former level.
Yours faithfully
尊敬的先生/小姐：
我们非常关心你方销售近几个月大幅度下降。开始我们以为是市场疲软，但仔细研究问题，我们发现过去这段时间贸易的总趋势是上升的。有可能你方面临我方还不知道的困难，如是这样，我方想知道是否能帮助什么。我们期望收到关于问题的详细报告，及建议我们怎样帮助才能把销售恢复到原来的水平。
延伸阅读：外贸英文邮件常见问题!
1、发邮件无subject主题,或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。
后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关，导致买家一头雾水，无法快速辨认。
2、邮件下方无签名(包括人名，公司名字，联系方式等)或者只有中文名字.
后果：导致买家不知道你是谁?要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁?来自什么国家的什么公司?
3、邮件的.发件人不要用中文。如联想公司张三,“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文。
4、买家如果已经CC，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上(可能是买家的同事或者主管)，你回复的时候要按reply all，而不要只回复发件的那个人.买家发邮件CC的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。
5、回复买家邮件的时候要“reply with all history”，不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容，也不要随意改变邮件的主题，一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题。
6、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电。如hv: have等，以免产生误解，也不要用俚语。
7、重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写。
8、不要全部用大写字母写邮件正文，如THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,20xx.
9、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明，表达要简洁，直接，明确。不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。如果不了解可以上”多美丽买卖搜索”看看。
10、不要用过多的感叹号。你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。
11、每一段中间要空一行，方便别人阅读。
12、如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法。
邮件的格式范文 英文
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。
英文邮件的主题需要注意不超过 35 个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如 :Some questions about C++. 在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写 ( 介词、冠词除外 ) 。
商务英语邮件写作格式：
Dear Sir/Madam：
We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.
We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.
Yours faithfully,
Yang Ning
英语邮件格式是什么?
一封正式邮件的必备项就是：主题、称谓、正文、结尾、落款。
一、邮件主题：
一般是邮件内容的一个概括，让收信人大致了解一下这封信是写什么的。
二、称呼：
称呼是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。
三、正文：
正文一般是主要部分，表达对收信人想说的话。
四、结束语：
指正文下面的结尾客套话。一般从信纸的中央靠右写起，第一个字母大写，末尾用一逗号。
五、落款：
包括你的姓名 (name)、职称 (title)、公司 (company)、联络信息 (contactinformation) 等。
邮件主题经常都有人忽略，要么就不写，要么写了，也不够具体，从主题上别人就当这封邮件是垃圾邮件。要知道你的老板、同事、或者客户可能每天要浏览几十上百篇邮件，所以你需要给邮件一个简单、明确、具体的标题，让对方看一眼标题，甚至不用打开就知道这篇邮件要说什么。
比如，不只是写“Application”，而是写“Application of Reduce Load”。
英语电子邮件格式范文
用英语写电子邮件已经越来越广泛了。下面是我为你带来的英语电子邮件格式 范文 ，欢迎参阅。
英语电子邮件格式范文1
Dear Mrs Mark，
I am giving Miss Fang Li, a classmate of mine, this note of introduction to you and Mr. Mark, when she goes to visit New York City. Miss Li is my good friend. She is invited by a university to study there for a few months. She is a kind young lady. I believe you will enjoy meeting and knowing each other and become friends. It is my hope that you will kindly invite her to stay in your house for a few days.
Kind regards
Very affectionately,
???
英语电子邮件格式范文2
Dear Tony,
This letter will introduce my best friend Mary Brown of whom you?ve often heard me mention. She is going to be in Washington D. C. next month to lecture. I want very much to have her meet you there.
And this seems like an excellent chance for you to meet each other. I think both of you will have a lot in common. So far as I know, you both are interested in modern literature. Once you meet her, you will really enjoy her company. Any kindness to her will be duly appreciated by me.
Yours affectionately,
英语电子邮件格式范文3
Dear Tony,
This letter will introduce my best friend Mary Brown of whom you?ve often heard me mention. She is going to be in Washington D. C. next month to lecture. I want very much to have her meet you there.
And this seems like an excellent chance for you to meet each other. I think both of you will have a lot in common. So far as I know, you both are interested in modern literature. Once you meet her, you will really enjoy her company. Any kindness to her will be duly appreciated by me.
Yours affectionately,
???
英文电子邮件格式范文
1. Greeting message 祝福
Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。
How are you? 你好吗?
How is the project going on? 项目进行顺利吗?
2. Initiate a meeting 发起会议
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.
我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We?d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.
十月三十号(周三),老时间,开会。
Let?s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.
我想跟你电话讨论下 报告 进展和XXX项目的情况。
3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.
谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.
期待您的反馈建议!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?
你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?
What do you think about this?
这个你怎么想?
Feel free to give your comments.
请随意提出您的建议。
Any question, please don?t hesitate to let me know.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Any question, please let me know.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Please contact me if you have any questions.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Please let me know if you have any question on this.
有任何问题,欢迎和我联系。
Your comments and suggestions are welcome!
欢迎您的评论和建议!
Please let me know what you think?
欢迎您的评论和建议!
Do you have any idea about this?
对于这个您有什么建议吗?
It would be nice if you could provide a bit more information on the user?s behavior.
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.
如果可以,我希望你能负责这件事情。
4. Give feedback 意见反馈
Please see comments below.
请看下面的评论。
My answers are in blue below.
我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference.
我就文档添加了一些备注,仅供参考。
5. Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.
我附加了评估报告供您阅读。
Attached please find today?s meeting notes.
今天的会议记录在附件里。
Attach is the design document, please review it.
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6. 电子邮件的正文范文
利用7C原则写好外贸函电
（一）应用礼貌（courtesy）和体谅（consideration）原则创造友好的沟通氛围
为了最终达成交易，函电虽然是书面语言，但一定要使“谈话”的气氛友好和谐融洽，提出的要求或不同看法使对方在情绪上易于接受，至少在语言上能够拉近与对方的距离，增加亲切感，与对方达到“共情”。所以要站在对方角度，使用You Attitude来考虑对方的需求、愿望、利益和问题。谈话不需要拐弯抹角，过分礼貌显得虚伪。简单直接地进行讨论，这样会节约沟通成本，也更高效。
1.用礼貌的语气和礼貌用语或句式。礼貌的语气可以通过使用礼貌用语比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等来实现。
例1.You are requested to make the delivery by June.
改为：Please make the delivery by June.
例2.That is impossible.
改为：Unfortunately,that would not be possible.
2.用肯定句或肯定的表达方式。做到简单直接，充分肯定。
例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.
改为：We believe you will entirely satisfied.
3.及时回复对方来函。外贸函电所体现的礼貌不应该仅停留在字面上，用些礼貌用语或礼貌句式，还应该在行动上或反应上有所表现，即当收到对方函电要及时回复，不管信函内容是否接受或提出的条款是否同意。如果是接受，那么双方因及时处理而使交易快速进展，如果不接受，那就礼貌地说明合理的理由，也就无需等待，可以去寻找另外的合作者，进入下个阶段，或者发件人提出可以变通的合理化建议，比如无现货的情况下可以向对方提供替代品等。这样对双方来说都有利于提高交易效率。
4.充分了解文化差异以减少误会和分歧。由于交易的客户有着不同的文化背景，可能存在着语言、表达方式差异、表达习惯等方面的差异，相同的字词或句式在不同的国家可能有着不同的含义。比如，quite在英式英语中就是fairly,but not much（中等，不很）的意思；而在美式英语中，quite是very（非常）的意思，那么下面的句子意义就不同了：We would quite like to do business with you.英式英语的意思就是“一般想做交易”，美式就是“特别想”。所以在函电的写作中除了尽量避免使用本身语义不清或语义过多的表达之外，就是要充分了解双方的文化差异，多考虑对方的文化背景，这也是“you attitude”，这样既是礼貌的表现，同时也能避免产生不必要的误会或分歧，有利于提高沟通的效率。当然，一旦出现无法理解或确定对方函电的真实意思的情况，一定不要按自己的想法来猜测或判断，请对方改用其他表述来进一步明确。
（二）应用正确具体（concreteness）和完整（completeness）原则提高信息传递的效率
1.使用“三段式”结构布局谋篇。外贸函电是正式的商业信函，写作格式有其相对固定的套路或规律：要求写作条理要清晰，表达意思要清楚，段落结构要完整。正文部分可以按照所谓的“三段式”来写，即：the opening（开头）、the main body（主体）和the closing（结尾）。开头和结尾一般各一段，起承前启后的作用，段落不要过长。中间主体部分的段落数根据询盘、报盘、还盘等内容的具体情况而定。
开头部分主要用来确认收到和感谢对方来函，简略提及对方来函内容，收到对方来函后写信方采取了哪些行动以及本函主要内容。开头部分的确认和感谢可采用的表达方式如：
Thank you for your email dated 12 January,2021.
Thank you for your Order No.134 for 1000 sets of...
We are glad to note from you email of 12 January,2021that...
We refer to you Enquiry No...
结尾部分主要表达希望对方尽快回复和希望双方能够合作的愿望。如：
We look forward to hearing from you.
We are awaiting your order with keen interest.
Your early attention to this enquiry will be highly appreciated.
We trust you will give us an early reply
2.拟定具体完整的主题行内容。主题行是提示所写函电的主要内容和相关信息，很多时候收件人会根据主题来确定其重要程度而决定是否阅读处理或安排处理的顺序。为使函电内容一目了然并被快速处理，主题最好认真填写，并且要具体、全面。比如：Your offer N0.445 for Haier Refrigerator，而不要写成Your offer;Enquiry for your hand-embroidered silk scarfs（对手绣丝围巾的询盘），不要写成Enquiry。
3.合理运用技术和陈述事实。在外贸函电内容的写作过程中，语法、拼写、标点要正确，语言要标准、数字要准确、表述事实要具体清楚、专业术语要理解运用得当。为避免把自己一方陷入被对方发现错误后带来的尴尬，甚至是给当次业务或给公司带来的不必要的麻烦和影响，在函电发出前需要务必做细致的检查核对。
例4.日期写法正确。
为避免产生误解，在函电正文中出现的日期建议使用日期（数字），月（全拼），年（数字）的顺序或月（全拼），日期（数字），年（数字）的顺序。比如11 December,2021或December 11,2021.当然，写成11st December,2021或December 11st,2021也未尝不可。但是，最好不要写成2021.12.11，这种年月日的数字顺序目前为止并没有在世界上得到一致的认可。
例5.语法正确。
误：Our competitors’prices are 2%-3%lower than us.
正：Our competitors’prices are 2%-3%lower than ours.
例6.实事求是。
We are well-established exporters of all kinds of goods made in Japan.
all kinds of goods有些夸张。可以进行如下改动：
We are well-established exporters of Swedish sundry goods,such as Toys,buttons and stationary.
例7.事实要具体清楚。
We have drawn on you as usual under your L/C.表述不够具体，使得事实不够清晰，修改如下：
We have drawn on you our sight draft No.773 for the Invoice amount,US$3500,under your L/C No.258 of the China Bank.
例8.称呼和结尾敬语要正确。
互联网下的函电用语逐渐趋于口语化，直接称呼人名的称呼，如Dear Mr.Henry更常见，其对应的结尾敬语显得更加亲密和友好一些，如，Yours,with best/kind regards,Regards,Best (Wishes),Best等。
（三）应用清楚（clarity）和简洁（conciseness）原则提高信息接收的效率
外贸函电虽然是正式的商业信函，但不意味着要使用陈旧的格调、句式和表达。随着时代的发展，特别是追求高效率的互联网时代，在英语语言本身也在发生着变化的同时，外贸函电使用的语言也逐渐趋于直接和简单，甚至一些口语表达也会出现在函电里。比如It doesn’t,you’re等。由于外贸函电写作是以最终达成交易为目的，因此，在写作过程中，要尽量使用常用的词汇和简单句子结构，让对方容易理解，且不需要花太多的时间。用简短和平实的语言清楚完整地表达必要和相关的信息即可。
1.多使用简短熟悉常用词汇，而不选择生僻低频词汇。
2.避免使用冗长、旧式或重复的表达。简单的句子结构，更加容易理解。
例9.Enclosed herewith please find?two copies of invoice.（旧式表达，且herewith重复）
改为：We enclose?two copies of invoice.
例10.Will you ship us any time during the month of December,or even November would suit us just as well.
改为：Please ship us by the end of November.
3.不用模棱两可或表达不清楚或容易产生歧义的词汇。所谓意思表达清楚就是要让自己在函电中想要表达的意思和对方理解到的意思相契合，如果使用了本身就带有多重含义或表达不明确的词或词汇，就会带来不必要的麻烦，双方再次沟通确认或重写函电，都会增加沟通成本，影响交易的进程。比如bimonthly有两个含义一个是“twice a month”（一个月两次），另一个是“once two months”（两个月一次），那么从句子“As to the steamers sailing from New York to Hong Kong,we have bimonthly direct services.”中能否判断出还是每两月一次呢？显然不能。可做如下改动：we have two direct sailings every month from New York to Hong Kong.（从纽约到香港的直达轮每月两次。）
4.使用单词或较短的短语来代替较长的短语。比如可以用now,because,usually,if,even though来相应代替at this time,due to the fact that,more often than not,in the event that,in spite of the fact that
5.用简单句子代替长句。句子简单，易读易理解。
例11.Please see that an enquiry is conducted to determine the reason.（长）
Please find out the reason.（短）
6.长句拆分短句。有研究表明，7-20个单词的句子表达更清晰，而27个单词以上的句子理解起来会有困难或使人觉得厌烦。所以我们尽量用较短的句子来表达，将一个长句，复合句拆分成几个简单句来表达。
例12.It has been decided that due to the present situation of the company concerning a decrease in sales,coupled with the increasing cost of raw materials,radical cost savings are to be implemented by each division.（复合句）
The company is facing a decrease in sales and an increase in the cost of raw materials.Therefore,each division must implement cost savings.（简单句）
邮件群发4m.cn/5rBGK
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