商务英语邮件写作技巧

商务英语邮件写作技巧

商务英语邮件怎么写?为了避免遇到困难不知所措，小编教你几招写邮件的技巧，赶快学起来吧!

1.Start With an Appropriate Salutation

邮件开头称呼要恰当：

Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写：

#Dear Sir/Madam 亲爱的先生/女士

#Dear Mr. Johnson 亲爱的约翰逊先生

#Hi Sue 苏，你好

#Hello Fred 你好，福瑞德

Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go. “Hi Bob” is going to look unprofessional.

称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。

But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted.

那么，是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。

If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine.

当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。

2.Get Straight to the Point

直奔主题

Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle – so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request.

相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的'长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。

Getting straight to the point might mean that the first line of your email (after the salutation) looks something like this:

直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：

#I’m working on an article about Acme Widgets for XYZ publication, and wondered if you had a few minutes to answer the following three questions.

我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢?

#Could you supply me with a quote for the following project?

可否对下面的设计项目进行引证?

#I’d like to discuss the revisions with you. Would Tuesday at 2pm be a good time?

我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗?

#I’ve attached the documents you requested at our meeting yesterday.

昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。

You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply.

当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

3.Keep it Short

内容言简意赅

Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in.

尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。

Do make sure you give enough information for your correspondent to be able to make a decision, if that’s required. You might find that it’s best to offer this as an attachment – you’ll have more flexibility over formatting, and your correspondent can print out the attachment easily.

若对方需要通过你的邮件来做决策，那你一定要在邮件中将相关信息写完整。为了能更灵活地排版，你可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。

4.Use Numbered Points

将内容编号

If you’ve got several questions or points to make, it’s very helpful to number them. This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer. For instance:

对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。例如：

#Could you let me know:

能否告知：

#1.How much it would cost for the website design

1.网站设计费用

#2.How much for the website design plus a tri-fold brochure

2.网页设计加一份三页宣传册的费用

#3.Whether you could complete #2 by the end of April

3.您能否在四月底完成第二点所述工作?

It’s also useful to list your questions or points as bullets in this way; if you write a single paragraph, some of your questions might get missed.

将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。

5.Re-read and Use Spell-Check

重新阅读一遍，校对拼写错误

A typo or spelling mistake can turn one word into an entirely different one. If you’re using email in a professional capacity, that mistake could be embarrassing – or even offensive. It might alter the whole meaning of your email: a missing “not”, for instance, could potentially cause problems.

排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。比如：少写了个“不”，就可能会引起某些问题。

Spell-check should help you avoid any silly mistakes – but use your eyes and brain too. There are plenty of words that spell-check won’t pick up. If you’re emailing from a device with predictive text and an auto-correct feature, make sure you always re-read what you’ve typed.

因此检查拼写将避免你犯这些低级错误，但这里强调——不仅仅用眼睛检查，还得用大脑思考。有些错误不一定能轻易检查出来。如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能，一定要把写出来的内容再通读检查一遍。

6.Make Your Signature Useful

充分利用邮件签名

Do you have an email signature? (That’s the text that appears automatically at the bottom of your email.) Some people don’t use one at all; others have a funny quote or favorite saying.

你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)?有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。

Whether you’re using email for professional or personal reasons, make your signature useful for both you and your recipient. That might mean:

无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：

Giving the link to your website

加上你的网页链接

Including your work address and/or phone number

写上你的工作地址或电话号码

Adding links to your social media accounts

备注上你的社会媒体工具帐号(例如博客，微博，论坛)

Putting in a line to promote your recent book / blog / product

宣传你最新的书籍，博文或产品

If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes (e.g. one for emailing friends, one for new business contacts).

有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务(比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用)。

邮件的格式范文 英文

英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。

英文邮件的主题需要注意不超过 35 个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如 :Some questions about C++. 在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写 ( 介词、冠词除外 ) 。

商务英语邮件写作格式：

Dear Sir/Madam：

　　We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.

　　We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.

　　Yours faithfully,

　　Yang Ning

商务英语邮件结尾应该怎么写?

商业信件的结尾，通常要有sign off和signature block，sign off要注意只有第一个字需要大写!下面提供一些最常看到的sign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
参考句型：
Thank you for your (appreciated) support.
Thank you for your help in advance.
Thank you for your patience.
Thank you very much for your support on this issue.
Thank you for your attention.
?

如何学好商务英语写作

1.用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达

商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方，而不是参加作文竞赛评选，一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的，商务写作做到简洁自然，不说空话套话，用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。

2.使用自然、口语化的方式写作

商务邮件虽然是书面体，但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅，就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感，让读者感觉到作者是一个活生生的人，而不是一台毫无感情的公文机器。

3.使用主动语态

一般情况下，在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调，使用主动语态则会更加有趣有力。

4.多使用动词而不是名词

动词名词化(例如将avoid写成the avoidance of)会拉长句子，而且会使写出来的句子不够生动，缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。
希望能帮助到你，望采纳！

如何书写完美而专业英语邮件

电子邮件常看起来没有打印出来的商务信那样正式，在商场上你可决不能让你的语言显得很不正式。电子邮件可能更快捷更有效，但是你的客户和生意伙伴可不会轻易允许随随便便的通讯联络。不要害怕！继续念了解更多能使你英语邮件更规范化的简单秘诀。

从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联络，而不是个人，你就可以写"To Whom It ay Concern:"

感谢收件人

如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting ABC pany."如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."开始接着写，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."

结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你传送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

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